Integritetspolicy

Integritetspolicy

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors och Aktiivi-Instituuttis integritetspolicy, av den 22 maj 2018.

Detta integritetspolicydokument återger informationen i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och personuppgiftslagen (523/1999) avseende personuppgiftsregistren vid Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors och Aktiivi-Instituutti. Detta integritetspolicydokument kommer att publiceras på Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors hemsida www.helao.fi och Aktiivi-Instituuttis hemsida www.aktiivi-instituutti.fi. Innehållet på båda hemsidorna uppdateras när informationen ändras.

Registeransvariga

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors (”Registeransvarig”)
Företags-ID 0203131-0
Töölöntullinkatu 8, 00250 Helsingfors
Telefonnummer: (09) 41 500 300
E-postadress: toimisto@helao.fi

Den registeransvarigas funktioner och enheter

Aktiivi-Instituutti: En privat högskola för vuxenutbildning med särskilt fokus på utvecklingen av ett yrkesliv. Institutet utbildar personalrepresentanter och andra fackliga representanter att ha medborgarinflytande inom frågor som rör arbetsmarknad, arbetsmiljö och välbefinnande på jobbet. Aktiivi-Instituutti samarbetar även med företag för att utveckla arbetslivet.

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors: Ett privat institut för vuxenutbildning som är öppet för alla. Institutet ger sina kunder en målinriktad studiegemenskap, där vuxna kan vidareutvecklas genom livslånga, löpande studier och mental tillväxt

Arbetsmarknadsutbildning vid Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors: Enhetens syfte är att främja immigranters integration i vårt samhälle. Ackulturationsutbildningen finansieras av arbets- och näringsministeriet.

Grundläggande utbildning vid Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors: en skola för grundläggande utbildning för vuxna – främst med invandrarbakgrund.

Kontaktperson för dataskydd

Namn: Kaisa Kainulainen

Adress: Töölöntullinkatu 8, 00250 Helsingfors

Telefonnummer: +358 9 41 500 300

E-postadress: kaisa.kainulainen@helao.fi

Det finns ingen utnämnd ombudsman för dataskydd (enligt: EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR), artikel 37)

Syftet med hanteringen av personuppgifter

Den registeransvariga hanterar kunders/studenters personuppgifter i syfte att anordna utbildning och för att förbättra kundtjänster. Data samlas även in för statistik som krävs enligt lokala myndigheter och finansieringsansökningar.

Den registeransvariga hanterar personuppgifter i syfte att kunna fullfölja personalens yrkesmässiga åtaganden.

Personuppgifter hanteras inte i marknadsföringssyfte utan den registrerades samtycke.

Uppdaterade register

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors, ansöknings- och studentregistret (Primus)

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors, studentregistret (Hellewi)

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors, nyhetsbrevsregister (WordPress)

Institutet för Vuxenutbildning i Helsingfors, chattregister (Ninchat)

Aktiivi-Instituutti, studentregistret (Asio)

Personalregister (Primus, Sonet, Hellewi och manuellt register)

Kameraövervakningssystem

Det finns separata registerhandlingar över uppdaterade register, vilka kan nås via länkarna. Studentregistret (Asio) vid Aktiivi-Instituutti finns att läsa på Aktiivi-Instituuttis kontor och registren över personuppgifter (Primus, Sonet, Hellewi) finns att läsas på institutets kontor.

Registrens informationsinnehåll

Nödvändig information för att specificera, identifiera och anordna utbildning, såsom:

* kundens/studentens namn och personnummer
* kontaktuppgifter: adress, stad, telefonnummer och e-postadress
* bakgrundsinformation såsom nationalitet, modersmål, utbildningsbakgrund och arbetslivserfarenhet
* information avseende studier och studieprestationer
* annan, mer specifik individuell information, enligt beskrivning i nämnda registerhandling.

Nödvändig personalinformation avseende löneutbetalningar och uppfyllandet av andra yrkesmässiga åtaganden, såsom:

– person- och kontaktuppgifter
– utbildning
– yrkestitel
– anställningens varaktighet
– bankuppgifter.

Vanliga informationskällor

Informationen i registren kommer främst från den registrerade. Viss information, som läraren lägger till i registret, sammanställs när undervisningen anordnas. Information avseende tidigare studier kommer från den registrerade eller Studyinfo.fi-tjänsten eller Koulutusportti-systemet.

Lämna ut information

Kundens/studentens personuppgifter lämnas inte ut till andra än de tredjeparter som direkt agerar å den registeransvarigas vägnar. Data kan dock lagligen lämnas ut till Utbildningsstyrelsen, arbets- och verksamhetsmyndigheter samt Folkpensionsanstalten (Kela).

Den personliga studieplanen (PSP) lämnas ut till partner med studentens samtycke.

Den registeransvariga flyttar inte och lämnar inte ut data utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Personuppgifter lämnas inte ut i direktmarknadsföringssyften.

Registrets skyddsprinciper

Dataskydd och personuppgifternas sekretess, integritet och användbarhet, som hanteras av den registeransvariga, skyddas av lämpliga tekniska och administrativa åtgärder. Informationen och tjänsten skyddas av till exempel en brandvägg, utrustningsskydd i lokaler, åtkomstkontroll, åtkomsträttigheter och krypteringstekniker samt aktiv övervakning. Personuppgifterna skyddas från otillåten åtkomst samt illegal och oavsiktlig datahantering.

Personuppgifter hanteras endast av personer som är särskilt utsedda av den registeransvariga och tredjeparter som är anställda av den registeransvariga och som underhåller eller utvecklar tjänster åt den registeransvariga.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har, vilket anges nedan i punkterna 1–7, rätt att se, rätta, avgränsa, avlägsna och flytta sina uppgifter samt rätt att lämna klagomål angående hanteringen av dess uppgifter.

  1. rätten att begära tillgång till sina personuppgifter och kontrollera vilka uppgifter som sparats i den registeransvarigas register
  2. rätten att be om rättelse eller avlägsnande av felaktiga eller ofullständiga uppgifter om sig själv
  3. rätten att be om begränsning av hanteringen av sina personuppgifter
  4. rätten att motsätta sig hanteringen av sina personuppgifter (genom att förbjuda hantering för till exempel direkt marknadsföring, marknadsförings- eller åsiktsundersökningar, vitala data eller genealogiska studier)
  5. rätten att begära överföring av sina personuppgifter till ett annat system i ett vanligen använt dataformat. (Rätten gäller endast för de uppgifter som den registrerade har angett själv.)
  6. rätten att återkalla samtycke till hantering av personuppgifter
  7. rätten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.

Begäran som anges i punkt 1–6 ovan ska skickas skriftligt och underskrivet till adressen: Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry, Töölöntullinkatu 8, 99259 Helsingfors. I begäran ska den registrerades namn, personnummer, adress och telefonnummer anges. Svar på begäran kommer att skickas till den registrerades folkbokföringsadress. Registerinnehavaren har rätt att vidta identifieringsåtgärder innan informationen skickas. Begäran avseende datahantering kan också lämnas in personligen på ovan nämnda adress. Den registrerade måste då på begäran kunna uppvisa en officiell identifikationshandling (ID-kort, körkort eller pass).

Klagomålet till tillsynsmyndigheten görs enligt myndighetens instruktioner direkt till den behöriga myndigheten, vilken i Finland är ombudsmannen för dataskydd (http://www.tietosuoja.fi/fi/).