Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

In English

På svenska

Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n tietosuoja-asetuksen sekä henkilötietolain (523/1999) edellyttämät tiedot Helsingin aikuisopiston ja Aktiivi-Instituutin ylläpitämien henkilörekisterien osalta. Tämä tietosuojaseloste julkaistaan Helsingin aikuisopiston internetsivulla www.helao.fi ja Aktiivi-Instituutin internet-sivulla www.aktiivi-instituutti.fi. Sivuja päivitetään niiden sisältämien tietojen muuttuessa.

REKISTERINPITÄJÄ

Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry (”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus 0203131-0
Töölöntullinkatu 8, 00250 Helsinki
Puhelin: (09) 41 500 300
toimisto@helao.fi

REKISTERINPITÄJÄN TOIMINTAMUODOT JA -YKSIKÖT

Aktiivi-Instituutti: Kaikille avoin kansanopisto erityistehtävänään työelämän kehittäminen. Opisto kouluttaa henkilöstön edustajia ja muita järjestöaktiiveja kansalaisvaikuttajiksi työmarkkinoihin, työympäristöön ja työhyvinvointiin liittyvissä kysymyksissä. Aktiivi-Instituutti toteuttaa työelämän kehittämistehtävää myös yhteistyössä yritysten kanssa.

Helsingin aikuisopisto: Kaikille avoin yksityinen kansalaisopisto. Opisto palvelee asiakkaitaan tavoitteellisena opiskeluyhteisönä, jossa aikuinen voi edistää elinikäistä, jatkuvaa oppimistaan ja henkistä kasvuaan.

Helsingin aikuisopiston työvoimapoliittinen koulutus: Yksikkö pyrkii edistämään maahanmuuttajien integroitumista yhteiskuntaamme. Kotoutumiskoulutusta rahoittaa työ- ja elinkeinoministeriö.

Helsingin aikuisopiston peruskoulu: Aikuisille – pääasiassa maahanmuuttajataustaisille henkilöille – suunnattua perusopetusta toteuttava koulu.

HENKILÖREKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Nimi: Kaisa Kainulainen
Postiosoite: Töölöntullinkatu 8, 00250 Helsinki
Puhelin: 09 41 500 313
Sähköposti: kaisa.kainulainen@helao.fi

Tietosuojavaltuutettua ei ole nimetty (peruste: EU:n tietosuoja-asetus 37 artikla)

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden/opiskelijoiden henkilötietoja koulutuksen ja opetuksen järjestämiseksi ja asiakaspalvelun kehittämiseksi. Tietoa kerätään myös lakisääteisiä viranomaisten vaatimia tilastointeja ja rahoituspäätöksiä varten.

Rekisterinpitäjä käsittelee myös palveluksessaan olevan henkilökunnan henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja ei käsitellä markkinointitarkoituksessa ilman henkilön suostumusta.

YLLÄPIDETTÄVÄT REKISTERIT

Helsingin aikuisopiston peruskoulun hakija- ja opiskelijarekisteri (Primus);

Helsingin aikuisopiston kansalaisopiston opiskelijarekisteri (Hellewi);

Helsingin aikuisopiston uutiskirjerekisteri (WordPress);

Helsingin aikuisopiston chat-rekisteri (Ninchat);

Aktiivi-Instituutin opiskelijarekisteri (Asio);

Henkilöstörekisteri (Primus, Sonet, Hellewi ja manuaalinen);

Kameravalvontajärjestelmä

Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet, jotka ovat luettavissa linkeistä. Aktiivi-Instituutin opiskelijarekisteri (Asio) on luettavissa Aktiivi-Instituutin verkkosivulta ja Henkilöstörekisterit (Primus, Sonet, Hellewi ja manuaalinen) ovat luettavissa opistojen toimistoissa.

REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaiden/opiskelijoiden yksilöimisen, tunnistamisen ja koulutuksen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:

 asiakkaan/opiskelijan nimi ja henkilötunnus;
 yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
 taustaan liittyvät tiedot kuten kansalaisuus, äidinkieli, koulutustausta ja työkokemus;
 opiskelu-/koulutussuorituksiin liittyvät tiedot ja
 muut ao. rekisteriselosteissa tarkemmin yksilöidyt tiedot.

Henkilöstön osalta tarpeelliset tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:
 henkilö- ja yhteystiedot;
 koulutus,
 työtehtävä;
 työsuhteen kesto;
 pankkiyhteystiedot.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekistereissä olevat tiedot on saatu pääasiallisesti rekisteröidyiltä itseltään. Osa tiedoista syntyy opiskelijan opetuksen järjestämisestä koostuvasta tiedosta, jonka opettaja kirjaa rekisteriin. Aikaisempia opintoja koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä tai Opintopolku.fi-palvelusta tai Koulutusportti-järjestelmästä.

TIETOJEN LUOVUTUKSET

Asiakkaan/opiskelijan henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin niitä voidaan luovuttaa lakisääteisesti viranomaisille, kuten Opetushallitukselle ja työ- ja elinkeinoviranomaisille sekä Kansaneläkelaitokselle.

Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma (HEOPS) luovutetaan yhteistyökumppaneille opiskelijan suostumuksella.

Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Yhteystietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

REKISTERIEN SUOJAUSPERIAATTEET

Rekisterinpitäjän rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla mainituissa kohdissa 1-7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:

1. Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin;
2. Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
3. Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
4. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten);
5. Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. (Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja.)
6. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Edellä kohdissa 1-6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry, Töölöntullinkatu 8, 00250 Helsinki. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).